Writing Letters (การเขียนจดหมาย)

การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ อาจแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล หรือจดหมายส่วนตัว อาจเป็นจดหมายถามทุกข์สุข แสดงความยินดี แสดงความเสียใจ จดหมายเชิญ จดหมายอีกประเภทหนึ่งเป็นจดหมายธุรกิจ ซึ่งใช้ติดต่อระหว่างบุคคลกับสำนักงานธุรกิจ หรือระหว่างสำนักงานธุรกิจด้วยกัน สำหรับในเอกสารนี้จะให้รายละเอียดเฉพาะจดหมายส่วนตัวเท่านั้น ซึ่งเป็นจดหมายที่นักเรียนคุ้นเคย และอาจนำไปใช้ประโยชน์ได้มากกว่า

ส่วนประกอบของจดหมาย

1. Heading (หัวจดหมาย)

หัวจดหมายคือที่อยู่ของผู้เขียนจดหมาย และวันที่ที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนไว้บนมุมด้านขวาหรือซ้ายของจดหมายก็ได้ สำหรับรูปแบบของหัวจดหมายที่นิยมกันนั้นมี 2 แบบคือ

1.1 Step (แบบขั้นบันได) เป็นแบบการเขียนที่มีการย่อหน้าลดหลั่นกันลงไปทีละบรรทัด โดยให้อักษรตัวแรกของบรรทัดถัดไปตรงกับอักษรตัวที่ห้าของบรรทัดก่อน เช่น

ตัวอย่าง

…………………………….. 67/214 Soi Prachasuk

………………………….. Prachachuen Road, Dusit

………………………… Bangkok.10800,Thailand

……………………….. June 2, 1988

1.2 Block (แบบบล็อก) เป็นการเขียนให้ตัวแรกของทุกบรรทัดตรงกันหมด

ตัวอย่าง

…………………………….. 67/214 Soi Prachasuk

……………………………. Prachachuen Road, Dusit

……………………………. Bangkok.10800,Thailand

……………………………. June 2, 1988

2. Inside Address (ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย)

ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย ซึ่งเขียนหรือพิมพ์ไว้ทางด้านซ้ายบน ถัดจากหัวจดหมายลงมา จะปรากฏเฉพาะในจดหมายธุรกิจเท่านั้น สำหรับรูปแบบการเขียนเหมือนกับหัวจดหมาย

…………………………….. ……………………………..

………………………….. ……………………………..

………………………… ……………………………..

……………………….. ……………………………..

3. Solution (คำขึ้นต้นจดหมาย)

คำขึ้นต้นจดหมาย เปรียบเสมือนคำทักทายเพื่อเริ่มต้นจดหมาย ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ริมซ้ายของกระดาษด้านบนต่อจากหัวจดหมาย สำหรับจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล และต่อจากชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย สำหรับจดหมายธุรกิจ คำขึ้นต้นจดหมายอาจเขียนได้หลายแบบ ขุ้นอยู่กับบุคคลที่เราเขียนถึงว่ามีความสัมพันธ์กับผู้เขียนอย่างไร

3.1 คำขึ้นต้นสำหรับญาติผู้ใหญ่

My dear…………………….. , เช่น

My dear grandmother, (ย่า, ยาย)

My dear father, (พ่อ)

My dear uncle, (ลุง)

My dear mother, (แม่)

3.2 คำขึ้นต้นสำหรับญาติที่อายุอ่อนกว่า

Dear………… , My dear…………….., My dearest…………….., เช่น

My dearest son, (ลูก)

My dear Jim, (ระบุชื่อญาติ)

3.3 คำขึ้นต้นสำหรับญาติ, เพื่อน, ผู้รู้จัก ซึ่งมีวัยใกล้เคียงกัน

Dear………… , My dear…………….., นิยมระบุชื่อ เช่น

Dear Surapong,

Dear friend, (เพื่อน)

3.4 คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลโดยทั่ว ๆ ไป ที่ทราบชื่อแต่ไม่รู้จักกันอย่างสนิท ถ้าเป็นชาวต่าง

ประเทศจะระบุคำนำหน้าชื่อพร้อมนามสกุล แต่ถ้าเป็นคนไทยอาจระบุชื่อแทนนามสกุลได้

เช่น

Dear…………?

Dear Dr.Young, (Dr. J.N. Young)

Dear Mrs.Supranee,

Dear Mr.Ferrari (Mr. D.F. Ferrari)

3.5 คำขึ้นต้นสำหรับผู้ใหญ่ที่รู้จัก นับถือ

Dear…………,

Dear Sir, (ผู้ชาย)

Dear Madam, (ผู้หญิง)

Dear teacher, (ครู)

Dear Mistress, (นายผู้หญิง)

3.6 คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่พิเศษ

Your Excellency, (ทูต, รัฐมนตรี)

Dear lady, Your Excellency, (ภริยาฑูต, รัฐมนตรี)

Dear Mr. President, (ประธานาธิบดี)

กษัตริย์, ราชินี

}

Your Majesty,

May it please your Majesty,

Sir, Dear Mr. Speaker, (ประธานสภาผู้แทนราษฎร)

3.7 คำขึ้นต้นจดหมายธุรกิจ

Dear Sir,

Sir,

Gentleman,

Dear………., (ถ้ารู้จักชื่อ)

4. Body of letter (ตัวจดหมาย)

ตัวจดหมาย คือ ข้อความของจดหมายซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย เพราะเป็นการสื่อความประสงค์ระหว่าง โดยข้อความในจดหมายปกติแล้วจะแบ่งเป็น 3 ตอน

4.1 ความนำ แสดงการแนะนำตัวหรือบอกสาเหตุ

4.2 เนื้อความ บอกวัตถุประสงค์

4.3 สรุป เขียนสรุปเรื่องหรือความมุ่งหวังในอนาคต

5. Complimentary Close (คำลงท้าย)

}

เมื่อเขียนจดหมายจบแล้ว ต้องมีคำลงท้าย ซึ่งมีหลายแบบขึ้นอยู่กับผู้รับ สำหรับที่นิยมกันโดยทั่วไปได้แก่

ด้วยความจริงใจ ใช้กับบุคคลโดยทั่ว ๆ ไป

Yours sincerely,

Sincerely yours,

Sincerely,

ด้วยความรัก ใช้กับบุคคลที่คุ้นเคยกันมาก ๆ

}

With love,

With much love,

Love,

6. Signature (การลงนาม)

การลงนามของผู้เขียนจดหมาย แสดงให้รู้ว่าใครเป็นผู้เขียนจดหมายนั้น ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัว อาจเขียนชื่อหรือทั้งชื่อและนามสกุลในลักษณะหวัด หรือหวัดแกมบรรจง หรืออาจเป็นลายเซ็น (สำหรับบุคคลที่คุ้นเคยมาก ๆ) แต่สำหรับจดหมายธุรกิจนั้น ถัดจากคำลงท้ายจะเป็นลายเซ็น ถัดลงมาจะเป็นชื่อนามสกุลตัวบรรจง ถัดจากชื่ออาจเป็นตำแหน่ง

7. Outside address (การจ่าหน้าซอง)

การจ่าหน้าซองจดหมายคือการเขียนที่อยู่ของผู้รับ (outside address) ซึ่งอาจเขียนได้ 2 แบบ คือ แบบขั้นบันได (Step) ซึ่งย่อเข้ามาทีละบรรทัด กับแบบบล็อก (Block)

แบบขั้นบันได

……………………………….. Mr.Somsak Sakchai

…………………………... 8/1 Sukhumwit Soi 23

………………………. Bangkok.10110

…………………... Thailand

แบบบล็อก เป็นการเขียนให้ตัวแรกของทุกบรรทัดตรงกันหมด

…………………………….. Mr.Somsak Sakchai

……………………………. 8/1 Sukhumwit Soi 23

……………………………. Bangkok.10110

……………………………. Thailand